Tous les freelances ne facturent pas leurs missions en fonction du temps passé pour les exécuter. Toutefois, nombreux sont ceux qui utilisent leur TJM ou taux journalier moyen comme base pour facturer leurs prestations. Il y a donc très souvent une corrélation entre le temps passé sur une tâche et le montant facturé. Ainsi, Travailler sa productivité est capital, car le temps est devenu une ressource précieuse des Freelances. Tu n’es pas encore satisfait(e) de ta productivité en tant que Freelance ? Découvre ici comment l’améliorer.
S’équiper pour booster sa productivité
Les freelances rechignent souvent à bien s’équiper pour bien travailler alors que cela permet de gagner du temps quotidiennement. Chaise, ordinateur, souris, bureau, espace de coworking, support d’ordinateur portable, casque à réduction de bruit. La liste des équipements pour favoriser la productivité est longue. Quelques dizaines ou centaines d’euros peuvent faire la différence sur ton efficacité sur le long terme.
N’hésite pas à investir dans du matériel de qualité, les freelances disent souvent que c’est plus cher, mais tu gagneras en productivité. Ainsi, tu gagneras en chiffre d’affaires sur le long terme. Il faut aussi savoir que les achats de meilleure qualité sont remplacés moins souvent et c’est plus écologique.
Adopter la règle des deux minutes et apprendre à déléguer à des spécialistes
La règle des deux minutes est simple : si une action te prend moins de deux minutes, fais-la tout de suite. Si elle te prend plus de temps, programme-la dans ton emploi du temps. En effet, tu passeras plus de temps à te souvenir du contenu des tâches à accomplir. C’est pour cela qu’il vaut mieux exécuter sans délai les tâches de deux minutes que de les programmer.
Réaliser une tâche qui prend moins de 2 minutes permet de réduire le stress et de remplir tes objectifs quotidiens. Par ailleurs, déléguer à des spécialistes peut également booster ta productivité en tant que Freelance. Tu as trié les tâches importantes et les tâches secondaires et tu es prêt(e) à être plus productif/productive ? Il existe un autre moyen de gagner de précieuses heures. Il s’agit d’évaluer la rentabilité de la délégation de certaines de tes actions à d’autres spécialistes.
Faisons un calcul simple : tu es un(e) freelance spécialisé(e) en développement web avec un TJM à 500€. Tu souhaites écrire des articles pour ton blog afin d’attirer de nouveaux clients. Tu écriras péniblement 1 article de 1000 mots par jour de qualité moyenne, c’est bien normal puisque ce n’est pas ton domaine. Sache qu’il est possible de sous-traiter cette tâche à d’autres freelances spécialisés dans la création de contenu. Tu travailles une journée chez un client qui facture 500€ et pour ce prix-là, tu peux déléguer l’écriture d’un, deux ou trois articles.
Supprimer les interruptions
Les interruptions représentent l’ennemi numéro 1 de la productivité d’un Freelance. En effet, à chaque fois que tu es interrompu(e), tu perd du temps à te concentrer. La solution est simple : supprimer un maximum les possibilités d’être interrompu(e). Sois radical(e) et rigoureux (se) en traquant la moindre distraction.
Beaucoup n'hésitent pas à mettre leur téléphone en mode silencieux pour ne pas être dérangé par des appels. S’ils sont importants, les interlocuteurs laissent généralement un message. Par ailleurs, il est aussi important de supprimer les notifications. En effet, les vibrations et alertes sonores nuisent à ta productivité et te déconcentre.
Pour éviter cela, désabonne-toi des newsletters, si tu reçois une newsletter que tu ne lis pas deux fois de suite, c’est que tu peux la supprimer. Travaille dans un endroit calme pour ne pas être dérangé(e) par le bruit d’une porte ou de la rue.
Organiser ses journées méthodiquement et adopter des habitudes
La première chose à faire pour être plus productif est d’améliorer l’organisation de tes journées pour maximiser l’impact de tes temps de travail. Par ailleurs, les habitudes que tu adoptes peuvent considérablement impacter ta productivité. En effet, une meilleure productivité démarre avec de bonnes habitudes. Personnellement, l’installation de routines me permet de rythmer mes journées et d’éviter les interruptions.
Tu peux donc t’accorder des plages horaires définies pour les tâches quotidiennes ou hebdomadaires répétitives :
- traiter les emails ;
- faire la comptabilité ;
- échanger avec tes clients ;
- chercher de nouveaux clients.
Je n’ai plus besoin de programmer ces actions depuis que je les ai intégrées dans mon emploi du temps. Par ailleurs, les bonnes routines ne concernent pas seulement ton travail. Avoir une “morning routine” avec une heure fixe de réveil te permettra également de commencer ta journée en pleine possession de tes moyens. Établis ton emploi du temps en fonction de ta personne.
Tu es plus productif/productive le matin par exemple ? Réalise alors les tâches les plus compliquées ou celles qui demandent le plus de concentration le matin.
Prioriser à l’excès et utiliser la règle des 80/20 de Vilfredo
Le secret pour passer à la vitesse supérieure du freelancing est de prioriser les tâches les plus rentables. Tu dois te concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, qui t’amènent du chiffre d’affaires. Il faut donc supprimer les nombreuses autres actions inutiles qui rythment ta journée. La rentabilité des tâches à accomplir stimule la productivité en donnant plus de motivation.
Par ailleurs, Vilfredo Pareto est ton meilleur ami. Connais-tu Vilfredo Pareto ? J’espère que oui. C’est à lui que nous devons la fameuse règle des 80/20 selon laquelle 20% de nos actions entraînent 80% des conséquences. Cela signifie que 80% de vos actions n’entraînent que 20% des conséquences. Plus concrètement, si tu travailles 40 heures par semaine, ce sont 8h de travail qui te permettront de faire 80% de ton chiffre d’affaires.
Tu vois maintenant à quel point il est important de se concentrer sur les tâches importantes et de commencer par elles. C’est donc le moment de mettre en place de nouvelles actions concrètes.
Gagner du temps par l’utilisation des logiciels
Tu as préféré un logiciel de facturation gratuit plutôt qu’un logiciel de facturation à 10€ par mois environ ? Les fonctionnalités du logiciel payant te feront gagner 4h par mois de sur la facturation et la visibilité de ton activité. Es-tu prêt(e) à payer 10€/mois pour gagner 4h ? Ta réponse est oui j’espère. En effet, il existe de nombreux logiciels qui te feront gagner du temps en envoyant tes emails, gérant tes réseaux sociaux ou prospectant.
Teste-les et réfléchis sous le prisme du gain de temps et non du coût pour ton entreprise. Il existe également des logiciels dédiés au tracking de tes journées. Ces derniers évaluent le temps passé sur chaque tâche ainsi que le temps passé sur les réseaux sociaux et te permettent de prendre conscience. Automatiser les tâches te fera donc un important gain de temps.
S’entraîner puis améliorer sa vitesse de lecture et d’écriture
Rome ne s’est pas construite en un jour et tu ne deviendras pas un freelance productif/productive en 2h. Par ailleurs, il existe d’excellentes ressources en ligne ou de bons livres comme « La lecture rapide » de Tony Buzan pour améliorer ta vitesse de lecture. Le constat est que si tu lis plus vite, tu gagnes en productivité.
Sur le même modèle, tu peux améliorer ta vitesse d’écriture. Utilise le site 10FastFingers pour connaître ta vitesse moyenne d’écriture et t’entraîner ensuite. Garde en tête que la lecture et l’écriture rapides ne feront pas de toi un freelance maître de la productivité. L’impact reste modéré par rapport aux actions expliquées précédemment.
Apprendre à dire ‘’ non’’ et prendre des pauses
Ce simple mot va changer ton quotidien de freelance et augmenter considérablement ta productivité. Dis non :
- aux sollicitations commerciales indésirables ;
- à une réunion avec un client si tu ne la juges pas utile tout en n’oubliant pas de l’expliquer avec bienveillance à ton client ;
- aux prospects qui te proposent un tarif inférieur à ce que tu vaux ;
- aux évènements de networking qui te prendront plus de temps qu’ils ne t’apporteront.
Prends du recul, analyse et tranche pour ne garder que ce qui impacte le plus positivement ton travail. Par ailleurs, il est important d’adapter tes périodes de travail et de pause en fonction de ta personne. Que ce soit 25 minutes ou 50 minutes, il faut faire des pauses. Elles te permettent de te reposer et d’être plus efficace durant tes temps de travail.
Le freelancing rime souvent avec solitude par rapport à un travail de salarié, car ton cadre est moins défini que dans une entreprise. C’est donc à toi de faire ce travail de prise de recul, d’analyser ton rythme de travail et d’en tirer des enseignements pour être plus productif.
Faire le bilan et être indulgent envers soi-même
Il est important de se demander si les actions que l’on a mises en place ont eu un impact sur la productivité. Ensuite, il faut repérer les méthodes à améliorer. Être un freelance productif c’est aussi savoir se remettre en question et évaluer l’efficacité de ses actions et de ses processus de travail. Prends donc du recul régulièrement pour te distribuer les bons et les mauvais points afin de progresser.
Par ailleurs, être indulgent(e) envers soi-même peut améliorer la productivité. C’est mon dernier conseil et c’est sûrement le plus important. Ne culpabilise pas si tu n’es pas assez productif/productive. Sois indulgent(e) avec toi-même. Entraîne-toi à ne pas mettre trop de pression sur tes épaules pour être un freelance plus productif. Sache que la productivité vient naturellement avec le temps et l’expérience.
Devenir freelance c’est gagner en liberté et en plaisir dans son travail, ne sacrifie donc pas ton plaisir d’être freelance au détriment de la productivité. Cette dernière doit être au service de ton efficacité sans être au détriment de ton bonheur professionnel.
