Au cours de la vie d’une entreprise, divers changements peuvent s’opérer. L’un des plus importants et des plus délicats est le déménagement. Il demande beaucoup d’investissement, mais surtout du temps. Il est primordial de bien l’organiser, car son impact sur l’avenir de votre structure est assez élevé. Si vous envisagez de délocaliser vos locaux professionnels, découvrez alors les grandes étapes à suivre pour réussir ce projet.
Planifiez soigneusement et à l’avance la relocalisation de votre bureau
Plusieurs raisons peuvent pousser une entreprise à changer de local. Les principales sont le besoin d’avoir plus d’espace ou le souci d’améliorer l’image de la marque. Quoi qu’il en soit, cet exercice reste délicat et nécessite plusieurs mois de préparation. En effet, la relocalisation d’un bureau ne se fait pas du jour au lendemain. Vous pouvez l’organiser au moins 6 mois à l’avance, voire un an, selon la taille de la structure.
Pour commencer le déménagement de vos bureaux, vous devez vous interroger sur la nécessité de ce projet. Vous devez bien y réfléchir avant d’enclencher la procédure. Si vous estimez que c’est la seule option que vous ayez, il faudra commencer par effectuer des recherches pour trouver les locaux susceptibles de devenir votre nouveau siège. Dans ce cadre, vous pouvez publier une annonce sur un site spécialisé ou dans un journal.
Vous pouvez également contacter une agence spécialisée dans la recherche de local ou consulter les annonces de baux professionnels dans les journaux. Par ailleurs, pour le déménagement de votre bureau, vous devez évaluer le volume des meubles et des équipements professionnels à transporter. Cette étape vous permettra de trouver le garde-meuble idéal qui pourra contenir toutes vos affaires et celles de vos collaborateurs. Vous pouvez pour cela consulter plusieurs agences et choisir celle qui vous offre le meilleur rapport qualité-prix.
Faites appel à une entreprise de déménagement pour votre bureau
Pour déménager sereinement et sans stress, l’idéal est de faire appel à une société de déménagement. Cette dernière emploie des professionnels expérimentés dans le domaine qui vous permettent de bénéficier d’un gain de temps important et de réaliser des économies. En effet, une telle structure, au-delà du fait de déplacer vos affaires vers l’endroit que vous souhaitez, se chargera de certaines tâches chronophages. Elle pourra notamment s’occuper de l’emballage de vos équipements afin de vous permettre de consacrer du temps à des formalités que vous ne pourrez certainement pas déléguer.
Une telle société possède des équipements et matériaux de qualité pour emballer tous vos biens dans les meilleures conditions de sécurité. Elle devra de plus charger tous les cartons et s’occupera également du déchargement à l’adresse que vous lui aurez renseignée. Notez toutefois que pour bénéficier de tous ces avantages, vous devez opter pour une offre de déménagement complète. Les agences de déménagement de bureaux d’entreprise proposent en général deux formules. Il s’agit de la formule basique qui ne comprend que le transport des affaires, et de la formule tout inclus qui va de l’emballage de vos biens jusqu’au déchargement.
Prévenez vos clients et vos collaborateurs de votre déménagement
Une autre étape cruciale du déménagement d’entreprise est d’avertir vos clients et vos collaborateurs de votre changement d’adresse. Sans ces derniers, votre entreprise ne saurait exister. Il convient donc de les informer afin qu’ils n’éprouvent pas de difficultés à vous retrouver. À cet effet, vous pouvez envoyer des emails à vos clients avant et après le déménagement. Avant le déménagement, votre email aura pour but de les informer de votre projet. Ils seront ainsi préparés à ce que vous changiez de siège.
Après le déménagement, vous aurez alors à leur transmettre votre nouvelle adresse. En ce qui concerne vos collaborateurs, je vous recommande de leur passer l’information, dès votre décision de changer de local. Vous pourrez même les impliquer dans le processus, en créant une boîte à idées sur l’aménagement des espaces communs du prochain bureau. Ils pourront y renseigner leurs idées de décoration de la cafeteria, de la salle de sieste ou de la salle de réunion. Par ailleurs, vous pourrez organiser une visite des futurs locaux professionnels. Ils pourront ainsi se projeter dans leur nouvel environnement.
Assurez-vous que vos nouveaux locaux sont prêts à être investis
Une fois que vous avez trouvé votre nouveau local professionnel, vous devez effectuer un état des lieux pour vous assurer qu’il est prêt à l’emploi. Dans ce cadre, vous devez inspecter les pièces une à une. Vérifiez en premier les installations électriques, en testant les interrupteurs et les prises. Vérifiez également la disponibilité de l’eau, en testant les robinets et en tirant la chasse dans les toilettes. Vous devez de plus vous assurer de la disponibilité d’une connexion internet dans vos nouveaux bureaux.
Pour éviter qu’elle ne soit pas active, assurez-vous que votre fournisseur d’accès à internet est disponible dans la zone géographique où se situe votre nouveau siège. Si ce dernier couvre votre région, il vous reviendra juste de l’informer de votre déménagement d’entreprise, 2 mois avant, afin qu’il puisse vous permettre de bénéficier de ses services. Dans le cas où ce dernier ne couvre pas votre nouvelle zone géographique, vous devez contacter un autre fournisseur. Toutefois, pensez à comparer les devis pour trouver l’offre qui vous convient le plus.
Conseils supplémentaires pour interrompre au minimum votre activité
Il existe des solutions pour déménager sans interrompre vos activités. La plus efficace est d’adopter le télétravail en cette période de transition. Vous évitez à vos employés de se retrouver au chômage technique et votre entreprise ne risque pas d’être confrontée à une cessation temporaire de ses activités. Pour mettre en place le télétravail lors du déménagement, il vous revient de signer un accord avec vos employés.
Par ailleurs, vous devrez mettre à leur disposition, dans le cadre du télétravail, des outils comme des ordinateurs ou des tablettes. Ils auront à en faire usage pour effectuer leurs différentes tâches, comme s’ils étaient au bureau. Vous devrez également discuter des horaires de travail avec eux et de tout autre détail. De plus, il est primordial que vous leur fournissiez des solutions pour sécuriser les données informatiques de votre entreprise. À titre d’exemple, vous devez mettre à leur disposition des plateformes de travail collaboratif sécurisées, un accès VPN, etc.
