Facturation électronique, une véritable opportunité pour les entreprises de toutes tailles
En tant qu’entreprise, vous êtes à la quête d’une solution efficace susceptible d’optimiser vos processus d’achat et de vente ? Optez pour la facturation électronique. En vogue depuis quelques années, cette dernière gagne chaque jour en popularité, surtout chez les établissements qui souhaitent moderniser leurs processus de gestion, gagner en productivité et renforcer la sécurité de leurs données. Découvrez ici tous les avantages que vous pouvez tirer de la dématérialisation de vos factures.
Une solution qui offre les mêmes garanties que les factures « classiques »
Avant tout propos, vous devez savoir que la facturation électronique est bien encadrée par la règlementation. De ce fait, elle possède la même valeur juridique qu’une facture papier classique. Elle contient également les mêmes mentions obligatoires. Aussi, 03 critères doivent être remplis pour que la dématérialisation de factures soit valable :
- L’intégrité du contenu ;
- L’authenticité de l’origine ;
- La lisibilité.
Un moyen pour faire des économies significatives
Pour ceux qui se demandent, c’est quoi la facturation électronique ? Il s’agit en fait d’une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui favorise son traitement automatique et électronique. Attention ! Il est important de ne pas confondre la facture électronique avec une facture scannée, une facture éditée via un logiciel et envoyée par mail ou encore une facture dématérialisée (qui a été imprimée puis numérisée lors de son émission).
Ainsi, le tarif du traitement manuel d’une facture papier (impression, affranchissement, saisie manuelle, traitement, archivage…) est évalué entre 14 à 20 euros. Si votre entreprise traite 500 factures par jour, imaginez combien cela vous reviendra chaque mois. Essayez d’étendre ce calcul sur l’année. Voyez-vous le coût ? Plus de 2 millions d’euros ! Passer aux e-factures est alors une excellente idée pour réduire les coûts en entreprise.
Cette technique revêt également une dimension écologique. Elle impacte positivement l’environnement : selon l’ADEME, l’industrie du papier participe à l’émission de près de 600 millions de tonnes de CO2 tous les ans.
Un procédé qui améliore la productivité en entreprise
La gestion des factures papier est une tâche chronophage et peu valorisante : les comptables doivent saisir les données des factures, rechercher les informations dans les archives, relancer les valideurs en interne… toutes ces tâches demandent beaucoup de temps. Par contre, les e-factures sont plus simples à gérer et, de ce fait, moins chronophages. Vos équipes pourront utiliser ce gain de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Votre entreprise va donc gagner en performance. De plus, avec la saisie manuelle, l’on n’est jamais à l’abri des erreurs, ce qui va fausser à coup sûr les écritures comptables ainsi que les rapprochements bancaires.
Une situation à laquelle vous ne serez jamais confronté avec la dématérialisation de facture grâce à l’automatisation. N’oublions pas aussi que vos délais de paiement seront réduits grâce à cette solution, puisque les délais de traitement sont diminués.
Une solution pour sécuriser sa chaîne de paiement
Contrairement aux factures papier, les factures électroniques sont plus sécurisées et plus fiables. La digitalisation de la facturation aide à mettre fin aux fraudes, faux paiements et erreurs d’émission de factures. De la même manière, elle renforce la satisfaction client étant donné que cela supprime toute frustration sur la facturation. Par ailleurs, la dématérialisation des factures favorise aussi la traçabilité des transactions dans les cabinets d’expertise-comptable.
Les données présentes sur les factures sont automatiquement reconnues et intégrées au système d’information via la politique de GED (Gestion électronique des documents), grâce aux fonctions d’OCR (Reconnaissance optique des caractères) et de LAD (Lecture automatique de documents).
Bon à savoir : la facturation électronique va devenir obligatoire à l’horizon 2026-2027 (report de l’entrée en vigueur prévue en 2024). Cette mesure a été adoptée par la Loi Finances 2020 pour inciter les entreprises à passer le cap.
