Afin de satisfaire tous vos besoins en facturation, il est essentiel de comprendre les diverses catégories de factures et la législation entourant leur conservation. Cet article approfondit le concept des factures et leur importance dans le monde du commerce et de la comptabilité.
| 📊 Types de factures | ⏱ Durée de Conservation | 📋 Format |
|---|---|---|
| Facture Pro Forma | Minimum 3 Ans | Papier et Electronique |
| Facture Pour Acompte | Minimum 3 Ans | Papier et Electronique |
| Facture Pour Régularisation | Minimum 3 Ans | Papier et Electronique |
Comprendre la définition d’une facture
Une facture sert de document officiel en commerce et comptabilité, décrivant les détails d’une transaction commerciale, y compris les biens et services fournis et leur coût total. Elle sert de preuve d’achat, de vente, de prestation de service ou de transaction de biens.
Traditionnellement, une facture est délivrée sous format physique, par exemple sur papier. Cependant, avec l’avancée technologique, les factures électroniques gagnent en popularité. Elles sont transmises par courrier électronique ou dirigées via un lien internet. Ceci peut être réalisé facilement en utilisant un logiciel de facturation. Cela permet au client et au fournisseur de partager les factures électroniques sur une plateforme commune, gagnant ainsi du temps et facilitant le processus de facturation.
Décrypter les différents types de factures
Il est utile de connaître les divers types de factures qui peuvent être émises dans le cadre commercial. Elles peuvent être émises sous format papier ou électronique. Ces types incluent :
- Facture Pro Forma: C’est un document temporaire similaire à une facture standard, indiquant les quantités, prix, et conditions de la vente. Elle fournit au client une estimation informelle du coût total, sans valeur légale.
- Facture Pour Acompte: Cette dernière est émise suite à la réception d’une avance de paiement de la part de votre client, soit généralement 30% du montant total de la facture. Elle sert à valider votre commande.
- Facture Pour Régularisation ou Clôture: Utilisée par les fournisseurs d’énergie ou de gaz, cette facture permet d’ajuster toute consommation qui pouvait excéder le prépaiement et de clôturer un contrat.
- Facture d’Annulation ou de Correction: Cette facture corrige ou annule une facture précédemment émise contenant une erreur, comme une TVA incorrecte ou un montant inexact.
- Facture de Reconnaissance de Dettes: Elle sert à attester d’une dette due par le vendeur à l’acheteur.
En ce qui concerne les factures électroniques, il existe trois types principaux : Factur-X, une facture structurée EDI et une facture PDF/A3, cette dernière étant idéale pour l’archivage de longue durée de documents PDF.
Connaître la durée légale de conservation d’une facture
Une facture n’est pas un simple document – elle doit être conservée pour une durée légale spécifique. Que la facture soit sous forme physique ou électronique, la loi prescrit une période de conservation obligatoire. Ainsi, les factures électroniques doivent être conservées pendant une durée minimale de 3 ans à partir de la date de leur création.
En ce qui concerne les factures en format papier, elles doivent être conservées pour une durée allant jusqu’à 10 ans à partir de l’année de clôture de l’exercice. Cependant, certaines factures peuvent nécessiter une durée de conservation dépassant les 10 ans.
