Afin de bien réaliser cette obligation, vous devez maîtriser quelques caractéristiques et circonstances pour l’utilisation de ces factures selon leurs variétés. Il existe différentes sortes de factures et la loi impose une durée minimale pour sa conservation. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les factures dans l’article.
Comment définir une facture
Elle représente un document destiné pour le commerce ou la comptabilité qui a une liaison avec le commerce. Une facture est faite pour l’inventaire des prestations et des marchandises vendues. Donc, c’est une preuve pour l’achat, pour la vente ainsi que pour les services et les biens.
En général, une facture est établie physiquement : en papier. Or, avec la technologie, elle est dématérialisée et devenue facture électronique et sa transmission s’effectue par le courrier électronique, et quelques fois à l’aide d’un lien qui se trouve sur l’internet. Ainsi, il suffit d’utiliser un logiciel pour la facturation qui est aussi fiable que le physique. Le client ainsi que le fournisseur se rassemblent autour d’une plateforme pour s’échanger des factures électroniques. Ce procédé présente un grand avantage sur le temps gagné par ses utilisateurs.
Les différentes sortes de factures
Il existe différents types de factures. Elles sont établies avec un format papier. Entre autres :
- Une facture pro forma : elle représente un document établi provisoirement comme une facture possédant les mentions quantités, prix, et montant, ainsi que les conditions de la vente. Cette facture sert à donner une information sur le prix au client, elle n’a pas de valeur juridique.
- Une facture pour acompte : il s’agit d’un document que vous devez établir quand vous avez reçu une avance de votre client. Cette dernière représente 30 % du montant total de la facture. Elle est établie pour valider votre commande.
- Une facture pour régulariser et pour clôturer : elle concerne les fournisseurs de gaz, d’énergie et permet de régulariser une situation. Elle assure le règlement de la consommation dépassant la provision sur charge et permet de clôturer un contrat.
- Une facture d’annulation et de la rectification : elle permet d’éditer l’annulation et de corriger une facture qui est établie précédemment, mais qui présente une erreur comme la TVA ainsi que le montant inscrit.
- Une facture de reconnaissance des dettes : elle permet d’attester la dette que doit le vendeur à l’acheteur.
Quant aux factures électroniques, il existe trois types : une Factur-X, une facture structurée EDI ainsi qu’une facture PDF/A3. Cette dernière sert pour archiver durant une longue durée pour documents PDF.
Une durée légale pour conserver une facture
Elle n’est pas seulement un simple document, elle doit être conservée suivant un délai légal en vigueur. Sous forme physique ou au format électronique, la loi prédit la durée de conservation qui est obligatoire. Donc, les factures électroniques se conservent pour une durée minimum de 3 ans suivant la date de son établissement.
Concernant les factures sous forme de papier, elles se conservent pour un délai allant jusqu’à 10 ans à partir de la clôture d’exercice. La conservation de certaines factures dépasse même les 10 ans.
