L’événementiel est aujourd’hui un secteur d’activités prospère qui compte de plus en plus de personnes. Ce domaine placé au cœur de l’organisation rassemble plusieurs corps de métiers tels que des annonceurs, des animateurs, des entreprises logistiques, des traiteurs et bien d’autres. Avec l’essor du numérique, une nouvelle forme d’organisation d’événement a vu le jour. Cette dernière porte le nom d’agence événementielle digitale. Qu’est-ce que c’est et en quoi consiste-t-elle ? Découvrez l’essentiel à retenir sur ce sujet.
Définition d’agence événementielle digitale
Une agence événementielle digitale est une structure dont les activités renforcent la dimension numérique des événements. Elle connecte les événements aux supports digitaux que sont les smartphones, les ordinateurs, les tablettes et plus globalement l’internet. En dehors des événements publics, il existe sur le web une pluralité d’organisations et de missions comme les tchats thématiques.
Une agence événementielle digitale contribue à donner un dynamisme aux entreprises par ses actions à distance ou sur place. Elle emploie de nombreux outils numériques qui favorisent l’interactivité. Son objectif est de rendre accessibles tous les types d’événements sur le web. Il peut s’agir d’un séminaire entre un directeur d’entreprise et ses salariés ou entre les partenaires de la firme.
Par le biais de ladite structure, les événements sont mieux organisés et les tâches définies. Il existe sur le marché plusieurs agences événementielles multi spécialistes et innovantes qui dédient un chef de collaborations et de communication pour chaque projet. Elles mettent à la disposition des clients leur savoir-faire afin de les aider dans les choix événementiels.
Quelles sont les compétences requises ?
Il est important pour toute agence événementielle digitale de maîtriser les outils de communication et les innovations du domaine. Une qualification en webmarketing et en commerce permet d’acquérir les compétences essentielles pour travailler dans ce secteur.
La bonne connaissance des canaux tels que le site web, les réseaux sociaux, les médias, le blog, l’e-mailing et les supports papier est aussi très importante. Il en est de même pour les logiciels bureautiques et collaboratifs de gestion et de coordination de projets événementiels. C’est le cas des éditeurs de texte, des tableurs, des diapositives, de la messagerie instantanée et de la visioconférence.
La technologie est un véritable allié qui permet aux agences événementielles digitales de gagner en productivité. De son côté, la communication visuelle est un outil important pour promouvoir un projet événementiel. Ainsi, des compétences en graphisme et en infographie peuvent permettre d’optimiser la communication.
Quelles sont les qualités à disposer ?
En dehors des compétences, certaines qualités sont requises pour prospérer en tant qu’agence événementielle digitale. Il s’agit essentiellement de la créativité, de la capacité à innover, du sens de l’organisation et de la réactivité. À cela s’ajoutent la flexibilité et la capacité d’adaptation, l’esprit d’équipe, le très bon relationnel et l’empathie pour comprendre les attentes des clients.
Quels sont les avantages d’une agence événementielle digitale ?
Pour les cas de séminaires ou de réunions, une agence événementielle digitale est particulièrement priorisée afin de faciliter la rencontre. Elle permet de minimiser les contraintes logistiques tout en permettant aux entreprises de gagner du temps et faire des économies. La fonction de l’agence digitale événementielle consiste à proposer un dispositif moderne et interactif pour tous les types d’événements.
Elle accompagne aussi les collectivités à digitaliser leurs événements avec une plateforme commune utilisée par plusieurs personnes. Les entreprises qui souscrivent aux services des agences événementielles digitales bénéficient également d’un accompagnement personnel et des conseils pour réaliser les tâches à hauteur de leurs espérances.
Une bonne agence événementielle digitale a une connaissance parfaite de vos besoins et contraintes. Son équipe dynamique et créative peut prendre en charge de manière efficace tout type d’événement : séminaire, team bulding, soirée, conférence prestation technique, évent digital… À travers ses expériences, elle peut aussi offrir un moteur de recherche pour les projets de ses clients.
La digitalisation des événements : que faut-il en savoir ?
Dans la pratique, tous les types d’événements peuvent être digitalisés selon différents formats. Une boutique physique peut par exemple être digitalisée grâce à une application conçue pour la cause et accessible depuis un smartphone. Cette dernière va permettre de mettre en relation les potentiels acheteurs, les commerciaux et les vendeurs.
Elle peut s’avérer aussi utile pour communiquer les horaires d’ouverture de la boutique et afficher un plan dynamique. De la même manière, une conférence peut être numérisée avec un système de sondage en live. Dans ce cas, les participants pourront interagir par messagerie afin de donner leurs avis. En amont, ils suivront la présentation du communicateur et pourront participer au débat grâce à un module de tchat intégré.
Les questions envoyées sont traitées pendant la phase de questions-réponses et tout se fait de manière ordonnée. Avec la digitalisation événementielle, les vitres sont remplacées par des écrans imperceptibles qui allient imaginaire et prouesse numérique. Par ailleurs, un événement digital est aussi un moyen sûr de resserrer les liens, de renforcer l’engagement des collaborateurs et de maintenir les échanges avec les partenaires.
Comment se fait la mise en place d’une agence événementielle digitale ?
Avant de créer une agence événementielle, il est important d’effectuer au préalable une étude de la faisabilité et de la rentabilité de ce projet. L’événementiel est un secteur concurrentiel dans lequel les tendances sont de plus en plus fortes. Ainsi, pour juger le niveau de la concurrence et la demande des consommateurs, il convient de mesurer les difficultés du domaine et déterminer la conjoncture du secteur.
Ce n’est qu’après cela qu’il peut être possible de bâtir une offre, fixer des prix et déterminer une stratégie. L’autre étape essentielle de la création d’un tel projet consiste à réaliser un business plan ou feuille de route. Ce document permet de définir ses objectifs, d’exposer le plan de financement et le budget prévisionnel. Il est également utile pour convaincre les établissements de crédit, les investisseurs et les partenaires.
Après ces étapes, l’agence événementielle digitale doit choisir son statut juridique sur la base des implications fiscales et patrimoniales. S’ensuivront le choix du nom commercial, l’information sur la réglementation et l’estimation des frais annexes. Enfin, la dernière étape de la mise en place d’une structure digitale consiste à communiquer sur l’ouverture officielle par des canaux tels que le site web, les réseaux sociaux…
